Cách sử dụng ma trận SWOT

Ma trận SWOT có thể giúp các công ty xác định điểm mạnh của họ và giảm thiểu rủi ro để họ có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn cho tương lai. Biết cách sử dụng ma trận SWOT một cách hiệu quả có thể giúp tổ chức mà bạn đang làm việc xác định các cơ hội và bảo vệ lợi thế của mình.1. Định nghĩa

Khái niệm

SWOT là viết tắt của Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu(Weaknesses), Cơ hội (Opportunities) và Đe doạ (Threats) , và do đó, phân tích SWOT là một kỹ thuật để đánh giá bốn khía cạnh này của doanh nghiệp của bạn.

Phân tích SWOT là một công cụ có thể giúp bạn phân tích những gì công ty của bạn làm tốt nhất hiện tại và đề ra một chiến lược thành công cho tương lai. SWOT cũng có thể phát hiện ra các lĩnh vực kinh doanh đang kìm hãm bạn

Tại sao nên dùng ma trận SWOT?

Phân tích SWOT có thể giúp bạn thách thức các giả định rủi ro và phát hiện ra các điểm mù nguy hiểm về hiệu suất của tổ chức của bạn. Nếu bạn sử dụng nó một cách cẩn thận và hợp tác, nó có thể mang lại những hiểu biết mới về vị trí hiện tại của doanh nghiệp bạn và giúp bạn phát triển chính xác chiến lược phù hợp cho mọi tình huống.

Ví dụ, bạn có thể biết rõ về một số điểm mạnh của tổ chức mình, nhưng cho đến khi bạn ghi lại chúng cùng với những điểm yếu và mối đe dọa, bạn có thể không nhận ra những điểm mạnh đó thực sự không đáng tin cậy như thế nào.

Tương tự, bạn có thể có những lo ngại hợp lý về một số điểm yếu trong kinh doanh của mình, nhưng bằng cách phân tích một cách có hệ thống, bạn có thể tìm thấy một cơ hội mà trước đây bị bỏ qua, có thể nhiều hơn là bù đắp.

Thành phần của ma trận SWOT

Như tên gọi của nó, phân tích SWOT kiểm tra bốn yếu tố:

• Các thuộc tính và nguồn lực bên trong hỗ trợ kết quả thành công, chẳng hạn như dòng sản phẩm đa dạng, khách hàng trung thành hoặc dịch vụ khách hàng mạnh mẽ.

• Các yếu tố và nguồn lực bên trong khiến thành công khó đạt được hơn, chẳng hạn như thương hiệu yếu, nợ quá nhiều hoặc nhân sự hoặc đào tạo không đầy đủ.

• Các yếu tố bên ngoài mà tổ chức có thể tận dụng hoặc tận dụng, chẳng hạn như thuế xuất khẩu thuận lợi, ưu đãi thuế hoặc công nghệ mới cho phép.

• Các yếu tố bên ngoài có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của đơn vị, chẳng hạn như cạnh tranh ngày càng tăng, nhu cầu suy yếu hoặc chuỗi cung ứng không chắc chắn.

Ma trận SWOT thường được sử dụng để sắp xếp các mục được xác định theo từng yếu tố trong số bốn yếu tố này. Ma trận thường là một hình vuông được chia thành bốn góc phần tư, với mỗi góc phần tư đại diện cho một trong những phần tử cụ thể. Những người ra quyết định xác định và liệt kê những điểm mạnh cụ thể trong góc phần tư đầu tiên, những điểm yếu trong góc tiếp theo, sau đó là cơ hội và cuối cùng là các mối đe dọa.

Các tổ chức hoặc cá nhân thực hiện phân tích SWOT có thể chọn sử dụng các mẫu phân tích SWOT khác nhau. Các mẫu này thường là các biến thể của ma trận SWOT bốn góc phần tư tiêu chuẩn.

Cách thực hiện phân tích SWOT

Sử dụng 8 bước sau để tiến hành phân tích SWOT.

Quyết định mục tiêu của phân tích SWOT của bạn

Để tận dụng tối đa phân tích SWOT của bạn, bạn nên có một câu hỏi hoặc mục tiêu ngay từ đầu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phân tích SWOT để giúp bạn quyết định xem bạn nên giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới hay thay đổi quy trình của mình.

Nghiên cứu doanh nghiệp, ngành và thị trường của bạn

Trước khi bắt đầu phân tích SWOT, bạn cần thực hiện một số nghiên cứu để hiểu doanh nghiệp, ngành và thị trường của mình. Có được nhiều góc nhìn khác nhau bằng cách nói chuyện với nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng của bạn. Cũng tiến hành một số nghiên cứu thị trường và tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh của bạn.

Liệt kê các điểm mạnh của doanh nghiệp bạn

Bước đầu tiên là xác định và liệt kê những gì bạn cho là thế mạnh của doanh nghiệp mình. Ví dụ có thể bao gồm các điểm mạnh liên quan đến nhân viên, nguồn tài chính, vị trí kinh doanh của bạn, lợi thế chi phí và khả năng cạnh tranh.

Ở giai đoạn này của phân tích SWOT, danh sách không cần phải dứt khoát. Mọi ý tưởng và suy nghĩ đều được khuyến khích. Bước 7 là nơi danh sách được ưu tiên.

Liệt kê những điểm yếu của doanh nghiệp bạn

Liệt kê những điều trong doanh nghiệp của bạn mà bạn cho là điểm yếu (tức là khiến doanh nghiệp của bạn gặp bất lợi đối với người khác). Các điểm yếu có thể bao gồm sự vắng mặt của các sản phẩm hoặc khách hàng mới, sự vắng mặt của nhân viên, thiếu tài sản trí tuệ, giảm thị phần và khoảng cách với thị trường.

Đảm bảo rằng bạn giải quyết những điểm yếu được nêu ra trong phân tích SWOT của mình. Danh sách các điểm yếu có thể cho biết doanh nghiệp của bạn đã phát triển như thế nào theo thời gian. Khi bạn xem lại phân tích SWOT sau một năm, bạn có thể nhận thấy rằng những điểm yếu của bạn đã được giải quyết. Mặc dù bạn có thể tìm thấy những điểm yếu mới, nhưng thực tế là những điểm cũ đã biến mất là một dấu hiệu của sự tiến bộ.

Liệt kê các cơ hội tiềm năng cho doanh nghiệp của bạn

Suy nghĩ về các cơ hội bên ngoài có thể có cho doanh nghiệp của bạn. Những điều này không giống với điểm mạnh nội tại của bạn và không nhất thiết phải xác định - cơ hội cho một khía cạnh của doanh nghiệp bạn có thể là mối đe dọa cho khía cạnh khác (ví dụ: bạn có thể cân nhắc giới thiệu một sản phẩm mới để bắt kịp xu hướng của người tiêu dùng, nhưng đối thủ cạnh tranh của bạn có thể đã có một sản phẩm tương tự). Hãy ghi nhớ điều này, nhưng đối với phân tích SWOT, không nên liệt kê cùng một mục vừa là cơ hội vừa là mối đe dọa.

Các cơ hội có thể bao gồm công nghệ mới, chương trình đào tạo, quan hệ đối tác, thị trường đa dạng và sự thay đổi của chính phủ.

Liệt kê các mối đe dọa tiềm ẩn đối với doanh nghiệp của bạn

Liệt kê các yếu tố bên ngoài có thể là mối đe dọa hoặc gây ra vấn đề cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ về các mối đe dọa có thể bao gồm tỷ lệ thất nghiệp gia tăng, cạnh tranh ngày càng tăng, lãi suất cao hơn và sự không chắc chắn của thị trường toàn cầu.

Thiết lập các ưu tiên từ SWOT

Khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ có 4 danh sách riêng biệt. Lý tưởng nhất là các danh sách này có thể được hiển thị cạnh nhau để bạn có thể có một bức tranh tổng thể về cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động và những vấn đề bạn cần giải quyết. Sau đó, bạn có thể tìm ra vấn đề nào là quan trọng nhất và vấn đề nào có thể được giải quyết sau (tức là phát triển 4 danh sách ưu tiên).

Phát triển một chiến lược để giải quyết các vấn đề trong SWOT

Xem lại 4 danh sách ưu tiên của bạn bằng cách hỏi:

• Làm thế nào chúng ta có thể sử dụng điểm mạnh của mình để tận dụng các cơ hội đã được xác định?

• Làm thế nào chúng ta có thể sử dụng những điểm mạnh này để vượt qua các mối đe dọa đã được xác định?

• Chúng ta cần làm gì để khắc phục những điểm yếu đã được xác định để tận dụng thời cơ?

• Làm thế nào chúng ta sẽ giảm thiểu điểm yếu của mình để vượt qua các mối đe dọa đã xác định?

Khi bạn đã trả lời những câu hỏi này và hoàn thành danh sách của mình, bây giờ bạn có thể sử dụng phân tích SWOT để phát triển các chiến lược nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.

Ai là người sử dụng ma trận SWOT?

Ma trận SWOT có thể áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp. Những người sử dụng ma trận SWOT bao gồm:

• Nguồn nhân lực (HR) nhân sự: Nhân viên nhân sự sử dụng ma trận SWOT để xác định quy mô lực lượng lao động lý tưởng, trình độ kỹ năng của nhân viên, phân bổ tài năng theo địa lý, rào cản ngôn ngữ, mối quan hệ quản lý-nhân viên và các yếu tố khác có thể thúc đẩy năng suất.

• Các nhà lập kế hoạch tài chính: Ma trận SWOT có thể giúp các nhà lập kế hoạch tài chính phân tích và đo lường các yêu cầu về vốn cho các dự án mới và hiện tại, đánh giá năng lực đầu tư của công ty, dự đoán doanh thu và dự báo hiệu quả tài chính.

• Các nhà hoạch định chiến lược: Các nhà hoạch định chiến lược có thể sử dụng ma trận SWOT để xác định các điểm mạnh và cơ hội của tổ chức để tận dụng chúng nhằm mang lại hiệu quả tối ưu. Nó cũng có thể giúp họ xác định và đánh giá các điểm yếu và các mối đe dọa và thiết kế các biện pháp để bảo vệ lợi ích của họ.

• Nhà phân phối: Đại diện bán hàng, nhà cung cấp và các chuyên gia khác trong chuỗi cung ứng có thể sử dụng ma trận SWOT để xác định các đối tác bán hàng, tổ chức phân phối theo khu vực, cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng và tăng cường hoạt động sản xuất.

• Các nhà quản lý vận hành: Ma trận SWOT có thể giúp các kỹ sư và nhà quản lý phân tích hiệu quả và hoạt động của các nhà máy, phần mềm và cơ sở sản xuất.

• Giới học thuật: Những người trong giới học thuật có thể sử dụng ma trận SWOT để phân tích điểm mạnh và điểm yếu của sinh viên đăng ký một chương trình. Họ cũng có thể sử dụng nó để xác định ai sẽ tài trợ và các chương trình mà các bộ phận nên thực hiện dựa trên những thành công trước đó.

• Các thành viên trong quân đội: Quân đội có thể sử dụng ma trận SWOT trong quá trình lập kế hoạch chiến dịch chiến lược để đánh giá điểm mạnh chiến thuật và bù đắp cho bất kỳ điểm yếu nào.

Ưu điểm của ma trận SWOT

Các ứng dụng linh hoạt

Một ưu điểm chính của ma trận SWOT là nó có nhiều ứng dụng. Các doanh nghiệp lớn và nhỏ, cơ quan chính phủ, cá nhân tư nhân và tổ chức phi chính phủ (NGO) có thể sử dụng nó trong hoạt động của họ. Bạn có thể sử dụng ma trận SWOT để thực hiện lập kế hoạch chiến lược, phân tích cạnh tranh, nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm và một loạt các hoạt động khác hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Chi phí thấp

Ma trận SWOT là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để lập kế hoạch chiến lược. Nó không yêu cầu đào tạo chuyên sâu hoặc các công cụ đặc biệt nếu người dùng có thể xác định các yếu tố của công cụ có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của họ. Khi có một nhân viên có kiến thức chuyên sâu về môi trường của doanh nghiệp hoặc tổ chức, ma trận SWOT có thể là một công cụ ra quyết định hiệu quả về chi phí.

Thông tin chi tiết hữu ích

Phân tích ma trận SWOT có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị để giúp các tổ chức hiểu sâu hơn về sự cạnh tranh và lợi thế cạnh tranh của chính họ. Có thông tin này cho phép người dùng tạo ra một chiến lược phục vụ cho các yếu tố rủi ro bên ngoài. Nó cũng cho phép họ tận dụng sức mạnh nội tại để tối đa hóa cơ hội.

Hình dung dễ dàng

Ma trận SWOT trình bày điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của công ty dưới dạng trực quan. Điều này cho phép các nhà quản lý hình dung các yếu tố khác nhau trong môi trường của công ty có thể ảnh hưởng đến kết quả như thế nào và phải làm gì để tăng tỷ lệ thành công. Vì định dạng này dễ hiểu, nó cũng giúp việc chia sẻ thông tin chi tiết với các bên liên quan hoặc cộng tác viên bên ngoài trở nên đơn giản.

Hiệu quả tài nguyên

Trong quá trình phân tích SWOT, các nhà quản lý xác định các điểm mạnh và cơ hội của công ty. Một phần của các cơ hội và điểm mạnh bao gồm các nguồn lực, một phần trong số đó có thể công ty không sử dụng hết tiềm năng của họ. Thực hiện phân tích SWOT cho phép tổ chức xác định các nguồn lực này và tổ chức lại chúng để cải thiện hiệu quả và năng suất.

Kết luận

Ma trận SWOT rất quan trọng vì nó đánh giá các khía cạnh chính của doanh nghiệp để lập kế hoạch chiến lược. Tạo ma trận SWOT giúp một tổ chức hiểu được thế mạnh của chính mình và tìm ra những lĩnh vực mà tổ chức có thể cải thiện. Nó cũng cho phép một công ty đánh giá mục tiêu của mình, quyết định các dự án kinh doanh tiềm năng và khám phá các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến sự thành công của công ty. Ma trận SWOT có thể hữu ích trong nhiều trường hợp. Chúng có thể hữu ích nếu một công ty muốn thiết lập các mục tiêu và phân tích tiến độ thực hiện đối với các mục tiêu nhất định.