Cách áp dụng phương pháp KYC

Trong một nền kinh tế ngày càng toàn cầu hóa, các tổ chức tài chính dễ bị tổn thương hơn trước các hoạt động tội phạm bất hợp pháp. Các tiêu chuẩn KYC được thiết kế để bảo vệ các tổ chức tài chính khỏi gian lận, tham nhũng, rửa tiền và tài trợ khủng bố.

Khái niệm

KYC là gì?

KYC có nghĩa là gì? KYC là viết tắt của Know Your Customer -  Biết khách hàng của bạn. Đó là thông lệ được các công ty thực hiện để xác minh danh tính của khách hàng của họ tuân thủ các yêu cầu pháp lý cũng như các luật và quy định hiện hành như AML, GDPR và eIDAS.

Việc sử dụng rộng rãi các công nghệ mới và internet khiến việc xác định các tiêu chuẩn giúp chống gian lận trực tuyến trở nên cần thiết. Đó là lý do tại sao quy trình KYC đáp ứng yêu cầu pháp lý và toàn cầu đối với bất kỳ loại hình kinh doanh nào muốn đưa người dùng vào làm khách hàng.

Mặc dù nó ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực, cần thiết cho các quy trình phức tạp trong bất kỳ ngành nào, nhưng nó đặc biệt phù hợp trong lĩnh vực tài chính và ngân hàng, cũng như các lĩnh vực liên quan như bảo hiểm, nhà nước thực hoặc, chẳng hạn như giao dịch và tiền điện tử.

Nhiều công ty, do tình hình sức khỏe mà toàn thế giới đã tham gia kể từ năm 2020, đã buộc phải thiết lập các quy trình Biết khách hàng của bạn KYC kỹ thuật số và từ xa để có thể tiếp tục hoạt động bất chấp những hạn chế có thể có sẽ không thể thực hiện được khi lên tàu ngoại tuyến .

Mặc dù các quy trình KYC kỹ thuật số đã trở thành hiện thực trong nhiều năm và các công ty hàng đầu đã có các đối tác KYC cho các quy trình thu hút khách hàng của họ đang làm việc để tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí mua lại của họ, nhưng việc có một đối tác dài hạn Biết khách hàng của bạn bây giờ là tạo ra sự khác biệt giữa một doanh nghiệp khả thi hoặc một doanh nghiệp cam chịu biến mất.

Ai cần KYC?

Các quy định về KYC có liên quan đến hầu hết tất cả các tổ chức xử lý tiền (nghĩa là gần như bất kỳ doanh nghiệp nào), đặc biệt bao gồm các ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ tài chính:

• ngân hàng

• Hiệp hội tín dụng

• Các công ty quản lý tài sản và các đại lý môi giới

• Ứng dụng công nghệ tài chính (ứng dụng fintech), tùy thuộc vào hoạt động mà chúng tham gia

• Người cho vay tư nhân và nền tảng cho vay

Hoạt động tội phạm trong lĩnh vực này có thể ảnh hưởng không chỉ đến tổ chức tài chính có liên quan mà còn ảnh hưởng đến các khách hàng khác và các thị trường hoặc nền kinh tế rộng lớn hơn. Tuy nhiên, việc kiểm tra KYC không chỉ bắt buộc đối với các công ty trong lĩnh vực tài chính mà còn đối với các tổ chức trong tất cả các ngành. Ngay cả đối với những Người tiếp xúc với Chính trị (PEP) có mối quan hệ với các chính trị gia hoặc cơ quan chính phủ, thì việc Thẩm định Khách hàng (CDD) phải được tiến hành như một phần của quy trình KYC do nguy cơ tham nhũng và hối lộ tăng lên.

Các quy trình KYC hiệu quả là xương sống của bất kỳ chương trình quản lý rủi ro và tuân thủ thành công nào, đồng thời nhu cầu đáp ứng các nghĩa vụ KYC đang tăng lên. Với việc tuân thủ chống rửa tiền (AML) và KYC ngày càng trở nên quan trọng khi các yêu cầu quy định nghiêm ngặt hơn có hiệu lực, các ngân hàng và doanh nghiệp đang dành nguồn lực và thời gian đáng kể cho các quy trình tuân thủ KYC. Mặc dù các ngân hàng và cơ quan quản lý đã thể hiện sự sẵn sàng hướng tới các yêu cầu KYC được tiêu chuẩn hóa và điều chỉnh các quy trình nội bộ, nhưng vẫn còn một chặng đường dài phía trước. Một số sáng kiến, cả toàn cầu và địa phương, nhằm cải thiện quy trình trên quy mô toàn cầu đã ra đời và biến mất. Vượt qua những thách thức này đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động và hợp tác để nuôi dưỡng sự thay đổi.

3 thành phần của KYC

Chương trình nhận dạng khách hàng (CIP)

Làm thế nào để bạn biết ai đó là người mà họ nói họ là ai? Xét cho cùng, hành vi trộm cắp danh tính đang lan rộng, ảnh hưởng đến hơn 16,7 triệu người tiêu dùng Hoa Kỳ và chiếm 16,8 tỷ đô la bị đánh cắp vào năm 2017. Đối với các thực thể có nghĩa vụ, chẳng hạn như các tổ chức tài chính, đó không chỉ là rủi ro tài chính – đó là luật.

Tại Hoa Kỳ, CIP quy định rằng bất kỳ cá nhân nào thực hiện các giao dịch tài chính đều cần phải xác minh danh tính của họ. Được quy định trong Đạo luật Yêu nước, CIP được thiết kế để hạn chế rửa tiền, tài trợ khủng bố, tham nhũng và các hoạt động bất hợp pháp khác. Các khu vực pháp lý khác có quy định tương tự; hơn 190 khu vực pháp lý trên khắp thế giới đã cam kết thực hiện các khuyến nghị từ Lực lượng đặc nhiệm hành động tài chính (FATF), một tổ chức liên chính phủ được thành lập để chống rửa tiền. Những khuyến nghị này bao gồm các thủ tục xác minh danh tính.

Kết quả mong muốn là các thực thể có nghĩa vụ xác định chính xác khách hàng của họ.

Một yếu tố quan trọng đối với một CIP thành công là đánh giá rủi ro, cả ở cấp độ thể chế và cấp độ thủ tục cho từng tài khoản. Mặc dù CIP cung cấp hướng dẫn, nhưng tùy thuộc vào từng tổ chức để xác định chính xác mức độ rủi ro và chính sách cho mức độ rủi ro đó.

Các yêu cầu tối thiểu để mở một tài khoản tài chính cá nhân được phân định rõ ràng trong CIP:

• Tên

• Ngày sinh

• Địa chỉ nhà

• mã số

Mặc dù việc thu thập thông tin này trong quá trình mở tài khoản là đủ, nhưng tổ chức phải xác minh danh tính của chủ tài khoản “trong một khoảng thời gian hợp lý”. Các thủ tục xác minh danh tính bao gồm các tài liệu, phương pháp phi tài liệu (những phương pháp này có thể bao gồm việc so sánh thông tin do khách hàng cung cấp với các cơ quan báo cáo người tiêu dùng, cơ sở dữ liệu công cộng, trong số các biện pháp thẩm định khác) hoặc kết hợp cả hai.

Các thủ tục này là cốt lõi của CIP; cũng như các yêu cầu tuân thủ Phòng chống rửa tiền (AML) khác, các chính sách này không nên được tuân thủ một cách tùy tiện. Chúng cần được làm rõ và hệ thống hóa để cung cấp hướng dẫn liên tục cho nhân viên, giám đốc điều hành và vì lợi ích của cơ quan quản lý.

Các chính sách chính xác phụ thuộc vào cách tiếp cận dựa trên rủi ro của tổ chức và có thể xem xét các yếu tố như:

• Các loại tài khoản mà ngân hàng cung cấp

• Các phương thức mở tài khoản của ngân hàng

• Các loại thông tin nhận dạng có sẵn

• Quy mô, vị trí và cơ sở khách hàng của ngân hàng, bao gồm các loại sản phẩm và dịch vụ được sử dụng bởi khách hàng ở các vị trí địa lý khác nhau

Thẩm định của khách hàng

Đối với bất kỳ tổ chức tài chính nào, một trong những phân tích đầu tiên được thực hiện là xác định xem bạn có thể tin tưởng một khách hàng tiềm năng hay không. Bạn cần chắc chắn rằng một khách hàng tiềm năng đáng tin cậy; Thẩm định khách hàng (CDD) là một yếu tố quan trọng để quản lý rủi ro của bạn một cách hiệu quả và bảo vệ bạn khỏi bọn tội phạm, khủng bố và những người có quan hệ chính trị (PEP) có thể gây rủi ro.

Có ba mức độ thẩm định:

• Thẩm định đơn giản (“SDD”) là những tình huống mà rủi ro rửa tiền hoặc tài trợ cho khủng bố thấp và không cần thiết phải có một CDD đầy đủ. Ví dụ: tài khoản hoặc tài khoản có giá trị thấp.

• Thẩm định Cơ bản về Khách hàng (“CDD”) là thông tin thu được đối với tất cả khách hàng để xác minh danh tính của khách hàng và đánh giá rủi ro liên quan đến khách hàng đó.

• Thẩm định Nâng cao (“EDD”) là thông tin bổ sung được thu thập cho những khách hàng có rủi ro cao hơn nhằm cung cấp hiểu biết sâu hơn về hoạt động của khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan. Cuối cùng, trong khi một số yếu tố EDD được quy định cụ thể trong luật pháp của một quốc gia, thì tổ chức tài chính phải xác định rủi ro của họ và thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng khách hàng của họ không phải là những kẻ xấu.

Một số bước thực tế để đưa vào chương trình Thẩm định khách hàng của bạn bao gồm:

• Xác định danh tính và vị trí của khách hàng tiềm năng và hiểu rõ về các hoạt động kinh doanh của họ. Điều này có thể đơn giản như tìm tài liệu xác minh tên và địa chỉ của khách hàng của bạn.

• Khi xác thực hoặc xác minh một khách hàng tiềm năng, hãy phân loại loại rủi ro của họ và xác định họ là loại khách hàng nào trước khi lưu trữ thông tin này và bất kỳ tài liệu bổ sung nào dưới dạng kỹ thuật số.

Ngoài CDD cơ bản, điều quan trọng là bạn phải thực hiện đúng các quy trình để xác định xem EDD có cần thiết hay không. Đây có thể là một quá trình liên tục, vì các khách hàng hiện tại có khả năng chuyển sang các loại rủi ro cao hơn theo thời gian; trong bối cảnh đó, việc tiến hành đánh giá thẩm định định kỳ đối với khách hàng hiện tại có thể mang lại lợi ích. Các yếu tố người ta phải xem xét để xác định xem EDD có cần thiết hay không, bao gồm nhưng không giới hạn ở những điều sau:

• Vị trí của người

• Nghề nghiệp của người

• Loại giao dịch

• Mô hình hoạt động dự kiến về các loại giao dịch, giá trị đô la và tần suất

• Phương thức thanh toán dự kiến

Việc lưu giữ hồ sơ của tất cả các CDD và EDD được thực hiện đối với từng khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng là cần thiết trong trường hợp kiểm toán theo quy định.

Giám sát liên tục

Chỉ kiểm tra khách hàng của bạn một lần là không đủ. Bạn cần phải có một chương trình để theo dõi khách hàng của mình trên cơ sở liên tục. Chức năng giám sát liên tục bao gồm giám sát các giao dịch tài chính và tài khoản dựa trên các ngưỡng được phát triển như một phần trong hồ sơ rủi ro của khách hàng.

Tùy thuộc vào khách hàng và chiến lược giảm thiểu rủi ro của bạn, một số yếu tố khác cần theo dõi có thể bao gồm:

• Đột phá trong các hoạt động

• Ra khỏi khu vực hoặc các hoạt động xuyên biên giới bất thường

• Đưa những người vào danh sách xử phạt

• Phương tiện truyền thông đề cập bất lợi

• Có thể có yêu cầu nộp Báo cáo hoạt động đáng ngờ (SAR) nếu hoạt động tài khoản được coi là bất thường.

Đánh giá định kỳ tài khoản và rủi ro liên quan cũng được coi là phương pháp hay nhất. Bạn có thể đặt ra các câu hỏi sau: 

• Hồ sơ tài khoản có được cập nhật không?

• Loại và số lượng giao dịch có phù hợp với mục đích đã nêu của tài khoản không?

• Mức độ rủi ro có phù hợp với loại và số lượng giao dịch không?

Nói chung, mức độ giám sát giao dịch dựa trên đánh giá dựa trên rủi ro.

Lợi ích của KYC

Sẵn có nhanh chóng.

Sau khi kiểm tra KYC thành công, khách hàng thường nhận được quyền truy cập ngay vào các sản phẩm và dịch vụ. Bất kỳ sự chậm trễ hoặc khó khăn nào trong việc ký kết mua hàng hoặc hợp đồng giữa các công ty và người dùng có thể được giảm đáng kể thông qua các quy trình tích hợp KYC kỹ thuật số, do đó cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào.

Người dùng có thể thực hiện xác minh KYC bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu thông qua các giải pháp từ xa tự động. Theo quy định, các giải pháp nhận dạng KYC kỹ thuật số gây ấn tượng với tính thân thiện cao với người dùng.

Chi phí hiệu quả.

Các công ty và nhà cung cấp dịch vụ được hưởng lợi từ tỷ lệ chuyển đổi cao hơn và chi phí mua lại khách hàng được tối ưu hóa, đặc biệt là với các giải pháp KYC tự động và do AI điều khiển.

Tuân thủ quy định.

Các quy trình KYC thường ở dạng mô-đun và do đó có thể được bổ sung bằng các kiểm tra bảo mật và tiện ích bổ sung khác nhau (ví dụ: QES, chuyển khoản ngân hàng 1 xu) để tăng cường bảo mật và tuân thủ quy định.

Uy tín và đáng tin cậy.

Việc tuân thủ các quy định KYC không chỉ giúp giảm khả năng bị phạt mà còn tránh mọi thiệt hại về uy tín. Khách hàng sẽ tin tưởng vào một tổ chức tài chính coi trọng KYC và lần lượt thiết lập uy tín.

Kết luận

KYC có nghĩa là “Biết khách hàng của bạn”. Nó mô tả quá trình xác minh danh tính của khách hàng (mới). Quy trình KYC được thực hiện để ngăn chặn các hoạt động bất hợp pháp như rửa tiền hoặc lừa đảo, đổi lại bảo vệ cả công ty và khách hàng.